La digitalizacion de documentos es el proceso de almacenamiento, administración y consulta de archivos convertidos en imágenes digitales de forma sencilla, eficiente y rentable para cualquier empresa con la finalidad de poner al alcance de los empleados el acceso a los expedientes con un máximo nivel de efectividad sin riesgos de pérdida.
La digitalización de documentos permite a la empresa olvidarse de escaneos, impresiones, archiveros de papeles, pérdida de documentos, etc. por medio de la tecnologia, lo que se deduce en mayor espacio en la oficina, menores costos para la empresa en papel, impresiones y tóner.
Recepción de documentos
El primer paso en el proceso de digitalizacion de documentos hay que realizar escaneos masivos para agrupar los documentos en lotes, de forma que pueden ir perfectamente en orden cronológico, alfabético o como se acostumbre a manejar en la empresa.
Conversión de documentos
La digitalización de documentos permite importar imágenes, faxes o archivos en diferentes formatos al sistema, la mayoría de los módulos de digitalización son compatibles con la amplia gama de escáneres y se pueden ajustar las imágenes para su mejoramiento en casos necesarios.
Preparación de lotes de archivos
Se separan los documentos de acuerdo con las necesidades de la empresa, se puede añadir carátulas como páginas de control del centro de digitalización para un mejor orden al separar lotes y documentos.
Digitalización
Después de la separación de lotes, hay que asignar una estación de digitalización por la cual se procesarán. Cada estación cuenta con un control de calidad del proceso pues permite la visualización de cada una de las imágenes obtenidas para volver a digitalizar aquellos documentos que ingresaron incorrectamente.
Cada imagen procesada puede ser guardada en diferente formato, puede ser formato TIFF o en PDF de Adobe. Cada imagen tiene un tamaño promedio de 50K.
Indexación
La estructuración de los datos en forma de índice que ayudará a encontrar la información de manera más eficaz, mejora la velocidad en las tablas de la base de datos permitiendo un acceso rápido a los registros. Una buena indexación reducirá los costos de captura y agilizará el trabajo de los empleados.
Acceso a la información
Es necesario generar una bitácora con la información de uso del sistema para tener el control sobre los usuarios registrados, la información que consultan, los expedientes y documentos solicitados, para obtener reportes sobre el uso de los empleados del sistema.