La nube empresarial ha sido reconocida como la base de datos más grande del mundo, donde podemos encontrar espacio ilimitado para almacenar cualquier tipo de información, desde vídeos, fotografías, audios o documentos escritos. Los sistemas de documentación digital actual suelen alojarse en nube, ya que además, ha demostrado ser el método más efectivo.
Si bien el uso del papel es casi imposible de erradicar del todo, el concepto de oficina paperless ha tomado forma desde hace varios años en todo el mundo, pues miles de empresas migraron su información hacia bases de datos digitales con la ayuda de scanners, para tenerlos disponibles a cualquier hora y desde cualquier lugar.
Hace unos años se realizó un estudio por parte de la empresa TBS en España, cuyos resultados señalan que gracias a la tecnología de cloud computing, las empresas han experimentado hasta un 50% en el aumento de la productividad de los colaboradores de una empresa, ya que la gestión de documentos se hace más efectiva. Un punto fundamental de los sistemas en nube es que logran poner los documentos a la disposición de quien necesite consultarlos y modificarlos aun si se encuentra fuera de las instalaciones de la empresa, del mismo modo se pueden consultar a través de cualquier dispositivo móvil, lo que no limita la productividad ni el tiempo de trabajo del empleado, quien no necesita estar en su escritorio para mantenerse actualizado y trabajar sobre los documentos.
Por otro lado, la nube también ha demostrado ser una opción segura, si bien muchas personas desconfían de la seguridad que los servicios de almacenamiento en nube pueden ofrecer, esta no depende solamente de la nube, sino del proveedor de servicios de almacenaje, pues cada uno de ellos proporciona una garantía de protección de los mismos. También es muy importante que cada usuario tenga claves de acceso, pero ciertas restricciones de uso, pues sólo deben acceder a los documentos que su trabajo requieran, no tener el 100% de la información de la empresa.
Los beneficios de utilizar los sistemas de almacenamiento en nube para crear oficinas sin papeles son varios, entre ellos se encuentra la dificultad de acceso a datos críticos y confidenciales de la empresa por parte de intrusos, la integridad de la información pues aunque los dispositivos se dañen debido a percances físicos como incendios o inundaciones, la información queda almacenada en la nube, tal como la dejamos. Con el papel cualquier persona podía entrar a los archivos para sacar datos valiosos, pero con los datos se debe tener la clave de acceso al programa para poder acceder a la información.